Pourquoi les cabinets de conseil en stratégie externalisent-ils la mise en forme PowerPoint ?

Le site Consultor a interrogé Soufiane Guerraoui, fondateur de Slid'Edit.

Il nous livre quelques éclairages au sujet de cette nouvelle tendance plébiscitée par bons nombres d'entreprises :

L’externalisation de la mise en forme de présentations PowerPoint : un modèle vertueux pour les cabinets de conseil en stratégie de la place parisienne ?

Les cabinets de conseil en stratégie de la place parisienne se sont lancés, depuis le début des années 90, dans une logique d’externalisation de leurs fonctions support : extraction de données quantitatives, collecte de données qualitatives (rapports de brokers, coupures de presse, …), veille stratégique, facility-management, intendance…

Cette logique, visant à réduire les coûts et se focaliser sur son cœur de métier, à savoir, la création de valeur pour ses clients, s’est rapidement étendue à l’externalisation d’une fonction traditionnellement internalisée : la mise en forme de présentations PowerPoint.

Quels critères amènent les cabinets de conseil en stratégie de la place parisienne à externaliser la mise en forme de présentations PowerPoint ? Existe-t-il différents types d’externalisation ? Une fois la décision d’externalisation prise, comment la réussir et comment la sécuriser ?

Enfin,est-il judicieux de recruter un pool de ressources PowerPoint dédié ou est-il plus pertinent de faire appel à un prestataire extérieur ?


1-Les raisons légitimant l’externalisation

La sous-traitance peut s’exprimer à deux niveaux, la sous-traitance internalisée et l’externalisation de la mise en forme à une entité externe indépendante.

A. La sous-traitance internalisée

Certains cabinets de conseil en stratégie comme McKinsey ou Roland Berger Strategy Consultants ont décidé de dissocier la conception de la production graphique, tout en recrutant un pool de ressources PowerPoint.

Ces équipes expertes en mise en forme PowerPoint prennent en charge le flux de slides à formater pour le compte des consultants de leur cabinet employeur.

Or, ces équipes expertes étant dimensionnées sur une activité moyenne ou minimale, il est vite apparu nécessaire de faire appel à des ressources extérieures pour absorber les pics d’activité (fin de semaine, fin de mois, mois de juillet, …)

Un autre constat de poids a également suscité la perplexité des cabinets de conseil : lorsque l’activité baisse, pour des raisons conjoncturelles ou structurelles, ces ressources, inactives, représentent un coût certain pour la structure. En effet, au même titre que tout consultant, elles sont salariées de la structure et leur taux d’occupation est décorrélé de leur salaire fixe.

Ceci, sans compter le fait que ces ressources constituent une véritable difficulté en termes de gestion managériale. En effet, les opportunités d’évolution étant réduites au sein du cabinet de conseil employeur, cela induit une démotivation et par conséquent, une réduction de la productivité et une baisse de la fiabilité et de la rigueur. Quel choix managérial faire, lorsqu’une ressource à productivité non optimale, en raison d’une démotivation légitime, souhaite, en invoquant son ancienneté, bénéficier d’une augmentation de salaire ?Quel choix managérial faire, lorsqu’une ressource à productivité non optimale ne souhaite pas bénéficier d’un départ volontaire, et de surcroît en temps de crise économique ?

B. L’Externalisation de la mise en forme à une entité externe indépendante

Avantages de l’externalisation :

• Une variabilisation et une réduction des coûts de production :
• Un coût de la mise en forme d’avantage corrélé au besoin réel
• Un coût de mise en forme inférieur au coût du travail pour l’entreprise
• Un meilleur impact client : des supports esthétiquement plus percutants et communicants, des messages clés mieux mis en valeur, du temps consultant d’avantage dédié au fond et à la valeur ajoutée client

Exemple d’illustration Avant-Après :

• De meilleures conditions de travail pour les consultants : ...

Pour ou contre les présentations PowerPoint ? Par le Journaliste Gabriel Kenedi

Dans son article pulbié sur rue89.com, Gabriel Kenedi se prend au jeu du Pour ou Contre PowerPoint.

Je vous laisse découvrir sa prose par vous-même !

Environ 250 millions de personnes utiliseraient le logiciel PowerPoint pour leurs conférences et autres présentations. Pendant ces réunions, où l'orateur fait défiler ses « slides » (diapositives), l'auditoire est souvent partagé entre l'envie d'écouter et celle de recopier fiévreusement le contenu projeté à l'écran, comme l'avait écrit Rue89 en 2008.

POUR

Parmi les fanas, Microsoft, bien entendu. Selon son concepteur, PowerPoint permet de « captiver » l'assistance par des diapositives « percutantes et dynamiques ». Il permet aussi, selon la firme de Redmond, de travailler plus rapidement.

Certains coachs d'entreprises et agents de marketing estiment que PowerPoint est un outil intéressant, à condition de savoir bien l'utiliser. Il synthétise la pensée ; la base pour réussir une bonne présentation repose sur ce concept : un slide = une idée.

Pour les sociétés, c'est un moyen de présenter clairement leurs activités, ce qui s'avère très utile pour chercher des investisseurs. Il est aussi un précieux allié pour présenter les objectifs lors des sessions de formation. Il permet une meilleure mémorisation, grâce à l'alliage de la parole et de l'image.

Garr Reynolds a publié un livre, intitulé « Présentation zen », qui donne tous les conseils pour réaliser un exposé clair, limpide et vivant. Mais le logiciel ne fait pas tout ! Une prestation orale de qualité est indispensable pour dynamiser vos spectateurs. Ainsi, mieux vaut ne pas répéter ce qui est écrit sur les slides. Le but du diaporama est donc d'apporter une valeur ajoutée à la prestation orale. Et si c'était ça le secret pour apprendre à se servir intelligemment de PowerPoint ?

Vaincre avec PowerPoint par Gilles des Roberts

DÉVELOPPEMENT DES AFFAIRES - La bonne nouvelle : un gros, un très gros, client potentiel vous demande de faire une présentation PowerPoint de vos produits et services. La mauvaise : le taux de succès de ces présentations n'est que de 50 %!

La moitié de toutes les présentations PowerPoint n'atteignent pas leur objectif d'informer ou de convaincre un auditoire indique Alexei Kapterev, l'auteur du désormais classique Death byPowerPoint. Cette situation crée un cercle vicieux : la mauvaise présentation PowerPoint crée une mauvaise communication qui cause de mauvaises relations dont les corollaires sont la baisse des ventes et des revenus. Pour corriger cette situation, Alexei Kapterev propose une approche en quatre temps.

Soyez pertinent : une présentation PowerPoint n'est pas un moyen de communiquer de l'information à un auditoire. C'est d'abord une plate-forme pour valider votre pertinence. Dès le départ, votre auditoire doit savoir quel est le sujet de votre présentation et surtout, pourquoi il est important pour vous et pour eux. La pertinence est également associée à la passion et la passion attire l'attention de l'auditoire et qui fait passer à l'action. Si vous ne pouvez identifier spontanément la pertinence de votre présentation, c'est qu'elle est inutile.

Un livre à découvrir "L'art des présentations PowerPoint : de la réalisation technique à la performance oratoire" de Bernard Lebelle

Pour vous en donner un aperçu, voici le résumé de l'éditeur :

"Savoir présenter vos idées en public avec une véritable présence scénique, élaborer un scénario et des supports visuels capables de captiver votre audience, faire de vos présentations une expérience mémorable pour l'auditoire, tels sont nos objectifs. Cet ouvrage vous permettra de maîtriser les techniques, les bonnes pratiques et les outils issus du monde du conseil et de la communication, et d'avoir une pleine compréhension théorique des enjeux et des leviers pour gagner en efficacité. En un mot : vous posséderez les compétences essentielles pour " sortir du lot " et augmenter votre visibilité professionnelle"

http://powerpoint.developpez.com/livres/#L9782212547702

Ce n'est pas PowerPoint le fautif, c'est vous : Les 5 erreurs à éviter

Alors que certains se complaisent dans le débat sur l’appauvrissement de la pensée du fait de l’usage croissant de présentation “PowerPoint” en entreprise, Jesse des Jardins nous a préparé une petite présentation qui rappelle quelques règles utiles pour réaliser une bonne présentation (http://www.slideshare.net/jessedee/you-suck-at-powerpoint?from=ss_embed)


Ce qu'il faut retenir :

1. Trop d'information tue l'information
2. Pas assez de visuels et l'auditoire lâchera bien vite prise
3. La qualité esthétique médiocre vous perdra
4. Ce qui se pense clairement s'énonce clairement, et se présente clairement : Une présentation désorganisée se passe de commentaire
5. 100% des présentations PowerPoint réussies sont des présentations préparées, négligez cet aspect est souvent une erreur

Source :
http://frenchweb.fr/ce-nest-pas-powerpoint-le-fautif-cest-vous/

Formateurs, restez maîtres à bord : quelques conseils PowerPoint pour exceller

L’outil Powerpoint semble indispensable pour réussir une présentation. Microsoft investit d'ailleurs beaucoup pour améliorer sans cesse son logiciel et communique dans ses publicités en visant les étudiants avec un message simple « Créer des présentations exceptionnelles » … 
Un chiffre donne d'ailleurs le tournis : 30 millions de PowerPoint seraient créés par jour. 
Or, dans son livre intitulé « La pensée PowerPoint : enquête sur ce logiciel qui rend stupide », le journaliste Franck Frommer remet en question l'utilité d'un tel outil.
Mais est-il possible de faire sans ? (...) [Ou du moins, comment faire pour bien l'utiliser  ? 
Le tout, c'est de respecter ces quelques conseils] (...)

Conseil n°1 : l’objectif, le plan et la conclusion sont les premiers éléments à « jeter » sur un papier.

Les adeptes du mind-mapping trouveront dans cette technique un support pour réfléchir aux thèmes à aborder, à leur ordonnancement, au niveau de profondeur des points à développer…

Le formateur doit se questionner sur le chemin pédagogique qu’il doit suivre pour amener son auditoire à progresser et atteindre les nouvelles compétences/connaissances visées.

Conseil n°2 : s’interroger sur ses stagiaires et leur façon d’apprendre

De nombreux sites web ou livres donnent des conseils pour réussir un power-point : exemple un slide toutes les 3 minutes, pas d’abus de couleurs, utiliser des photos…(exemple : www.thinkoutsidetheslide.com ce site vous propose un test pour mesurer l’efficacité de votre présentation Powerpoint). Une vidéo très humoristique de Don McMillan décrit ce qu’il ne 

faut pas faire « Life after Death by Powerpoint » : 

Les prémices d’un Powerpoint réussi ? Commencez par vous projeter dans l'avenir !

Lundi prochain, vous avez une présentation à faire devant un auditoire exigeant. Vous connaissez votre sujet sur le bout des doigts. Malheureusement vous ne savez pas comment vous y prendre pour mettre toutes ces idées dans votre PowerPoint ?

Voici toutes les bonnes questions à se poser avant de démarrer :

1.    Quel est le but de votre présentation ?

a.    Le but de votre présentation est-il par exemple de former votre équipe commerciale à propos d'un nouveau produit ?

b.    Est-il d'informer les actionnaires des fluctuations des cours de votre action ?

c.    Est-il encore de convaincre certaines personnes de s'engager dans tel ou tel projet ?

2.    Qui sera votre auditoire ?

a.    Quelles personnes seront présentes ?

b.    Combien de personnes seront présentes ?

3.    Quelle est la forme que doit revêtir votre présentation ?

a.    Votre présentation doit-elle être courte et concise de manière à inciter votre auditoire à en  savoir plus par un jeu de questions réponses ?

b.    Votre présentation doit-elle être très détaillée de manière à former votre auditoire à réaliser une tâche très spécifique ?

4.    Quelle préparation logistique est nécessaire pour réussir votre présentation le jour J ?

a.    Où allez-vous réaliser votre présentation ?

                                           i.    Renseignez-vous sur l’organisation spatiale de la pièce où se tiendra la présentation

b.    Avec quels moyens allez-vous réussir votre présentation ?

                                                 i.    De combien de temps disposez-vous ?

                                               ii.    De quels documents avez-vous besoin ?

                                            iii.    De quel matériel avez-vous besoin ? (rétroprojecteur, pointeur laser de projection, …)

Projetez-vous de manière concrète au cœur de votre prestation, le fait même de penser à votre présentation avant de la réaliser vous aidera à faire les bons choix.

Astuce du jour : Comment ouvrir et lire un fichier PPS (présentation PowerPoint) ?

Mais tout d’abord, qu’est-ce qu’un fichier PPS ?

Les fichiers PPS sont des diaporamas crées avec le logiciel PowerPoint. Il s'agit simplement de fichiers PowerPoint, plus communément appelés PPT, dont l'extension du nom de fichier a été modifiée en PPS.

Il est possible de les ouvrir avec un des logiciels suivant :

- Avec le logiciel Microsoft PowerPoint : Payant

- Avec la visionneuse pour Microsoft PowerPoint, en lecture seulement : Gratuit

- Avec le logiciel XnView, à condition que ce fichier ne contienne que des images : Gratuit

- Avec la suite libre OpenOffice : Gratuit

OpenOffice permet également d'éditer les fichiers PPS.

• Il supporte d'ailleurs très bien le PPS (aussi bien que Microsoft PowerPoint).
• Il possède son propre format d'enregistrement, plus léger, plus ouvert et plus documenté
• Il ouvre le PPS comme si c'était un PPT, il suffit ensuite de taper F5 pour afficher le diaporama
• Il gère beaucoup moins d'effets que Powerpoint, donc des effets complexes n'apparaîtront pas forcément lors du visionnage du diaporama.

Ainsi, si vous recevez un fichier comportant l’extension .PPS, aucune inquiétude, un attirail de logiciels est là pour vous faciliter la vie ! »

- http://www.commentcamarche.net/faq/1272-comment-ouvrir-un-fichier-pps-presentation-powerpoint

- http://www.cestfacile.org/pps-powerpoint.htm

- http://hightech.nouvelobs.com/astuces-faq/8-bureautique/16/astuce-1272/

Les fichiers Excel et PowerPoint supportés par Google Docs

La suite bureautique en ligne de Google supporte 12 nouveaux formats de document. Les fichiers Microsoft et Adobe sont notamment concernés.

En plus des formats de fichier Word, les outils bureautiques en ligne Google Docs sont désormais capables de lire les documents issus du tableur de Microsoft, Excel (.xls et .xlsx), et de son outil de présentation PowerPoint (.ppt et .pptx).

Mais ce n'est pas tout. Du côté des applications Adobe, les documents issus du logiciel de retouche d'images Photoshop (.psd) et du logiciel de création graphique Illustrator (.ai) sont également concernés. Tout comme les fichiers créés au sein du logiciel de conception assistée par ordinateur AutoCad d'Autodesk. Enfin, Google s'étend également à la prise en charge des fichiers SVG, PostScript (.eps) et XML (de type .xps).

Antoine CROCHET-DAMAIS, Journal du Net  Publié le 22/02/2011, 16h12

Quand John Leahy dégomme Boeing

Ce qui est bien avec John Leahy, c'est qu'on ne fait jamais le voyage pour rien. Slides Powerpoint au kilomètre, boutades débitées d'un ton égal, et bien sûr, les inévitables Scuds adressés à la concurrence : le directeur commercial américain d'Airbus, VRP en chef de l'avionneur depuis 1994, n'a jamais dévié de son style inimitable, subtil mélange de punch américain et d'humour british, le tout enveloppé dans un condescendant bagout de vendeur de tapis. Ca énerve souverainement les uns, ça fascine totalement les autres, mais au moins, on ne pique pas du nez, un luxe dans un monde de managers dont les conférences de presse dépassent rarement les 150 mots de novlangue financière, de la « création de valeur pour l'actionnaire » à la « démarche lean ».

Présentez aussi bien que Steve Jobs

Le talent du patron d’Apple pour captiver un auditoire est légendaire. Inspirez-vous de son savoir-faire lors de vos prises de parole.

Maintenez un bon tempo. Malgré les apparences, les présentations de Steve Jobs ne sont en rien des improvisations. Tel un comédien préparant son one-man-show, il répète ses discours, et la moindre réplique est calibrée. Sachant qu’un spectateur ne retient que trois messages clés, il divise toutes ses présentations en trois actes et varie les expériences : slides, vidéos et tests des appareils. 

Marquez les esprits. « Aujourd’hui, Apple va réinventer le téléphone. » « Avec cet iPod, vous avez 1000 chansons en poche. » Avec ces formules simples et fortes, Steve Jobs est assuré de tenir son public en haleine. Ses slides ne contiennent jamais plus d’une phrase, image ou graphique et les messages écrits ne comptent pas plus de cent caractères. 

Soignez la mise en scène. Une part de spectacle n’est pas à proscrire absolument : pensez à la façon dont Steve Jobs a dévoilé le MacBook Air, en le sortant d’une enveloppe… 

Maîtriser votre langage corporel. Steve Jobs n’est jamais statique. Il s’exprime avec ses mains, module le ton de sa voix… Ne parlez surtout pas trop vite : les bons orateurs ont un débit moyen de 110 mots par minute. Une phrase prononcée doucement retiendra davantage l’attention. 

Partagez la vedette. Comme Steve Jobs, n’hésitez pas à inviter un expert ou un collaborateur ayant participé à votre projet sur scène. Mais veillez à ce qu’il garde le même niveau et le même style que vous. 

source : Bizz.be

Externaliser les activités de mise en forme PowerPoint au Maroc, une idée saugrenue ?

Faut-il externaliser la mise en forme PowerPoint ?

Parce que la réalisation de présentations PowerPoint percutantes et communicantes est chronophage (en moyenne, 15% du temps de travail) et nécessite une maîtrise technique et graphique de l'outil qui fait souvent défaut

Parce que le temps accordé aux activités de mise en forme et de saisie est autant de temps non accordé à des activités à forte valeur ajoutée (réflexion, commercial, prise de décision, …)

Parce que la forme est le vecteur principal de toute communication écrite ou orale…

Un article soutenant que PowerPoint est la cause de nombreux maux : "PowerPoint, c'est du cinéma"

LE MONDE MAGAZINE

                                                                                  AFP/TIM CLARY

Frank Frommer rappelle que c'est avec un exposé PowerPoint que l'ex-secrétaire d'Etat américain à la défense Colin Powell "avait tenté de démontrer, aux Nations unies, l'existence d'armes de destruction massive en Irak".

Que le cadre sup' qui ne s'est jamais assoupi, après déjeuner, dans l'ambiance tamisée d'une réunion PowerPoint, qui ne s'est jamais arraché les cheveux à résumer une année de travail en dix slides (diapositives) et cinquante bullet points (points forts), jette le premier rétroprojecteur à Franck Frommer.

Ce quinquagénaire, ex-journaliste amoureux de la langue française, est tombé dans la communication d'entreprise il y a une vingtaine d'années, au sein d'un grand groupe financier international. Il y a découvert l'outil dont on ne saurait se passer sous peine de déchoir de son statut de salarié modèle : PowerPoint, le logiciel Microsoft de présentation visuelle destiné à accompagner les exposés oraux.

Il a constaté son omniprésence. Et sa vacuité, à l'en croire. Le formatage par le bas de la pensée auquel il contribue. Le patron des éditions La Découverte, lui-même tenu d'assister à son lot de présentations PowerPoint, lui a suggéré d'en faire un livre, paru le 7 octobre, La Pensée PowerPoint. Enquête sur ce logiciel qui rend stupide. Entretien.

Pourquoi un livre sur PowerPoint, ce simple logiciel qui a permis de rendre accessible à tous la présentation graphique, et dont chacun peut faire l'usage qu'il entend ?

J'ai d'abord été frappé par son hégémonie. Ce logiciel de présentation assistée par ordinateur, qui mêle

Spécialistes de PowerPoint, confiez-nous le fond, nous y mettons la forme

La création de la société est en effet née d’un constat simple qui est vite devenu notre adage :
« Une heure de réflexion, de production d’idée et de prise de décision est une activité à plus forte valeur ajoutée qu’une heure de mise en forme et de saisie (…) par ailleurs, la forme demeure le vecteur principal de toute communication écrite ou orale »

L'externalisation de la mise en forme de présentations Powerpoint nous est apparue comme une évidence !

Les spécificités de notre offre :

· Une équipe d’infographistes Powerpoint experts, réunis dans la même agence

· Une disponibilité 24h/24, 7j/7
· Une capacité de compréhension de vos messages clés
· Un service d’assistance experte à distance
· Des présentations Powerpoint modifiables à souhait par l’utilisateur
· Une offre francophone, anglophone et arabophone
· Une grande variété de secteurs d’intervention

Nos valeurs et engagements :

· Une forte réactivité, une fiabilité et une production de qualité
· Un respect de la confidentialité
· Des tarifs très compétitifs
· Un suivi mensuel de vos heures facturées